PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL

INTRODUCCIÓN

El programa de transparencia y ética empresarial tiene como propósito promover y asegurar dentro de la Compañía la realización de conductas y actos ajustados a las normas legales e internas y las buenas costumbres.

Este programa, enuncia las políticas y procedimientos definidos por la Compañía en el fortalecimiento de su Gobierno y cumplimiento corporativo, tales como: Código de Ética, Sistema de autocontrol y gestión del riesgo Integral de soborno, prácticas corruptas, lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva y demás políticas establecidas por la Compañía.

El presente documento define las reglas y lineamientos del comportamiento que orientan la conducta de los servidores y colaboradores que actúen en nombre de Senco Latín América S.A.S., en el desarrollo de sus funciones o actividades, por lo tanto, se constituye en el referente del ejercicio de las funciones de la Empresa. En él se plantean las declaraciones explícitas que, en relación con las conductas de los servidores públicos y/o colaboradores, son acordadas en forma participativa para la consecución de los propósitos de la Empresa en el marco de los principios consagrados en la Constitución Política, la ley y la finalidad social del Estado. 

Todos los servidores y colaboradores de Senco Latín América S.A.S. deben conocer, identificar y comprometerse con el cumplimiento del programa de Ética Empresarial, permitiendo la toma de decisiones y actuaciones que contribuyan al cumplimiento de la misión, visión y objetivos de la empresa, en un clima de reglas de juegos claras y precisas, de tal manera que nuestra gestión sea transparente y genere credibilidad y confianza. Por tal motivo en el presente programa de Ética Empresarial se establecen procedimientos para orientar a la compañía, en el actuar ético, integro, transparente y bajo una filosofía de cero tolerancias con aquellos actos que contraríen nuestros principios corporativos.  

El incumplimiento de lo normatizado en el presente documento conlleva la aplicación de las sanciones disciplinarias, administrativas y aún penales que establezca el Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa, las Circulares Externas que expida la Superintendencia de Sociedades, el Código Penal Colombiano y demás normas pertinentes.

                                                                CONSIDERACIONES GENERALES

OBJETIVO

Formular y comunicar las políticas y valores establecidos por los Altos Directivos de Senco Latín América S.A.S., orientados a garantizar la realización del desarrollo del objeto social de manera ética, transparente, honesta y que esté en condiciones de identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos relacionados con el soborno y/o prácticas corruptas. En el mismo, se encontrará los lineamientos a seguir por los trabajadores, proveedores, clientes, contratistas y partes de interés con el fin de evitar dichos actos al interior de la empresa.

Es un compromiso de los altos directivos promover entre los proveedores, contratistas, trabajadores y demás grupos de interés, las más altas conductas éticas, como la honestidad, la transparencia y lealtad, de tal forma que así se eviten prácticas permitidas como el soborno y/o actos de corrupción.

 

ALCANCE 

El PTEE aplica a todas las líneas de negocio y procesos de la cadena de valor de Senco Latín América S.A.S., por lo tanto, involucra a todos los actores que intervienen dentro de las actividades de la empresa, como son los clientes, inversionistas, miembros de asamblea, comités, contratistas, proveedores y/o proponentes, entre otros; por lo tanto, es de competencia y obligatoria aplicación para todos los funcionarios de la organización. Así mismo aplica para las actividades fraudulentas realizadas por terceros al exterior de Senco Latín América S.A.S. y que pudieren llegar a comprometer su buen nombre.

 

MARCO LEGAL 

• Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica (incorporado por la Circular Externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021) – Instrucciones y recomendaciones administrativas para implementar PTEE.
• Ley 1778 de 2016 – Régimen de responsabilidad administrativa de personas jurídicas por soborno transnacional.
• Ley 2195 de 2022 – Medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción (responsabilidad administrativa por actos de corrupción en Colombia, sanciones e inhabilidades).
• Decreto 830 de 2021 – Régimen de Personas Expuestas Políticamente (PEP) y lineamientos para su gestión en debida diligencia.

 

DEFINICIONES 

Para efectos de la comprensión de los diferentes aspectos que consagra el presente Programa de Ética Empresarial se establecen los siguientes significados de las palabras y expresiones empleadas en el documento.

• Activos:  Se consideran activos aquellos bienes materiales o inmateriales que representen algún valor para la entidad. Para efectos de este programa se consideran activos tanto los bienes muebles como los inmuebles, así como la información digital y física 

• Administrar:  Gobernar, ejerces la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. Dirigir una institución.

• Altos Directivos:  Son las personas naturales o jurídicas, designadas de acuerdo con los estatutos sociales o cualquier otra disposición interna de Senco Latín América S.A.S. y la Ley colombiana, según sea el caso, para administrar o dirigir la empresa, trátese de miembros de cuerpos colegiados o de personas individualmente consideradas.

• Asociados:  Son aquellas personas naturales o jurídicas que ha realizado un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero a la empresa a cambio de cuotas, partes de interés, acciones o cualquier otra forma de participación que contemple las leyes colombianas.

• Auditoría de Cumplimiento: Es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto a la debida ejecución del Programa de Ética Empresarial.

• Contratista: Se refiere, en el contexto de un negocio o transacción de cualquier índole, a un tercero o quién tenga con la empresa una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, representantes, agentes, distribuidores, asesores, consultores y personas que a título diferente al laboral tengan vínculo con Senco Latín América S.A.S.

• Código de ética: Documento de referencias para gestionar la ética en el día a día de la entidad. Está conformado por los principios, valores y directrices que, en coherencia con el Código de Buen Gobierno, todo servidor público de las entidades debe observar en el ejercicio de su función administrativa.

• Conflicto de Interés:  Situación en virtud de la cual una persona, debido a su actividad, se encuentra en una posición en donde podría aprovechar para sí o para un tercero las decisiones que tome frente a distintas alternativas de conducta.

• Corrupción: Toda práctica fraudulenta en la que se abusa de un cargo público o privado, para obtener beneficios propios o para terceros.

• Dádiva: Regalo o compensación.

• Debida diligencia: Alude a la revisión periódica que ha de hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción, cuyo propósito es el de identificar y evaluar los riesgos de fraude, corrupción y/o soborno transnacional que pueden afectar a Senco Latín América S.A.S.

• Fraude: Cualquier acción y omisión cometida intencionadamente para obtener ganancias y/o beneficios de forma ilegal o en contra de las normas establecidas en Senco Latín América S.A.S. Dentro de este concepto encontramos dos categorías:

• Fraude Externo: Actos realizados por una persona externa a la entidad, que buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de esta y/o hacer uso de su buen nombre para obtener ganancias ilícitas.

• Fraude Interno: Actos en los que se ha comprobado que por lo menos un empleado, intencionalmente busca obtener beneficios de forma ilegal o mediante el incumplimiento de normas, haciendo uso de su condición y/o funciones al interior de la empresa.

• Gestionar: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o un objetivo.

• Gobierno Corporativo: Manera en que las entidades son dirigidas, mejorando su funcionamiento interna y externamente ante sus grupos de interés, asegurando un comportamiento ético organizacional.

• Grupos de interés: Personas, grupos o entidades sobre las cuales el ente público tiene influencia, o son influenciadas por ella. Es sinónimo de “Públicos internos y externos”, o “Clientes internos y externos”, o “partes interesadas”.

• Ley 1778 de 2016 o Ley Anti-Soborno: Por la cual se dictan normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y se dictan otras disposiciones en materia de lucha contra la corrupción

• Manual de Cumplimiento: Es el documento que recoge el Programa de Ética Empresarial de Senco Latín América S.A.S.

• Misión: Definición del quehacer de la entidad. Está determinado en las normas que la regulan y se ajusta de acuerdo con las características de cada ente público.

• OCDE: Es la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos.

• Oficial de Cumplimiento: Es aquella persona designada por Asamblea, con capacidad decisoria, quién en el cumplimiento de su función debe estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cubrir las diferentes áreas de gestión y contar con el efectivo apoyo de las directivas de la empresa.

• Políticas: Directrices u orientaciones por las cuales la alta dirección define el marco de actuación con el cual se orientará la actividad pública en un campo específico de su gestión, para el cumplimiento de los fines constitucionales y misionales de la entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y sus propósitos.

• Principios Éticos: Creencias básicas sobre la forma correcta como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo, desde las cuales se erige el sistema de valores éticos al cual la persona o el grupo se adscriben.

• Rendición de cuentas: Deber legal y ético de todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados, y los respectivos resultados, en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. De esta manera se constituye en un recurso de transparencia y responsabilidad para generar confianza y luchar contra la corrupción.

• Riesgos: Posibilidad de ocurrencia de eventos tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales de una entidad pública, entorpeciendo el desarrollo normal de sus funciones.

• Soborno: El soborno también es conocido como cohecho o, en el lenguaje coloquial, coima. Se trata de un delito cuando un funcionario público acepta o exige una dádiva para concretar una acción u omitirla.

• Soborno Transnacional: Es el acto en virtud del cual, una persona jurídica, por medio de sus empleados, administradores, asociados, contratistas o sociedades subordinadas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero o nacional, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero, (ii) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción.

• Transparencia: Principio que subordina la gestión de las instituciones y que expone la misma a la observación directa de los grupos de interés; implica, así mismo, el deber de rendir cuentas de la gestión encomendada.

• Valor Ético: Forma de ser y de actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades propias y de los demás, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. Los valores éticos se refieren a formas de ser o de actuar para llevar a la práctica los principios éticos.

 

                                                                              CAPÍTULO I

    1. ASPECTOS GENERALES

 

1.1 MISIÓN

En SENCO LATÍN AMÉRICA S.A.S., fabricamos y comercializamos sistemas de fijación, que están diseñados para facilitar el trabajo difícil ofreciendo un servicio de venta y posventa de excelente calidad que garantiza la satisfacción de nuestros clientes. En SENCO trabajamos con pasión, con un equipo humano altamente calificado y comprometido con la sostenibilidad, la seguridad y eficiencia en toda la cadena de suministro.

 

1.2 VISIÓN  

Para el año 2030, seremos reconocidos en América Latina y el Caribe como líderes en la fabricación y comercialización de soluciones innovadoras en sistemas de fijación, que impulsen la productividad de nuestros clientes, con productos de excelente calidad, respaldados por procesos eficientes, una cultura organizacional inspiradora, y la generación de valor para nuestros grupos de interés.

Con Responsabilidad Social Empresarial y sostenibilidad, contribuiremos al desarrollo económico, social y ambiental de las comunidades en las que operamos.

 

1.3 VALORES 

Los valores nos proveen un marco de referencia, nos guían en la toma de decisiones y se expresan diariamente en comportamientos y actitudes observables. La empresa SENCO LATÍN AMÉRICA S.A.S, ha definido los siguientes valores corporativos:

• Respeto
• Integridad
• Honestidad
• Responsabilidad
• Compromiso
• Pasión
• Solidaridad
• Seguridad
• Trabajo en Equipo
• Innovación

1.4 PROPÓSITO SUPERIOR 

“Hacer más fácil, seguro y eficiente el trabajo de nuestros clientes, ofreciendo soluciones de sujeción confiables, sostenibles y de alta calidad”

 

1.5 PROPUESTA DE VALOR

“Ofrecemos sistemas de fijación confiables y eficientes que facilitan el trabajo difícil, con un servicio integral que garantiza productividad, seguridad y sostenibilidad para nuestros clientes.”

   

  2. CONFLICTO DE INTERESES 

Se entiende por conflicto de intereses toda situación o evento en que los Intereses personales; directos o indirectos de socios; administradores o empleados de Senco Latín América S.A.S., se encuentren en oposición con los intereses legítimos de la empresa, y en consecuencia los lleven a actuar en su desempeño por motivaciones diferentes al recto y real cumplimiento de sus responsabilidades.

El conflicto de Intereses puede presentarse de muchas formas, por ello es Importante el buen juicio y el sentido de pertenencia y responsabilidad con Senco Latín América S.A.S. y así evitar encontrarse en una situación que genere conflicto de Intereses. 

Las pautas siguientes se refieren a situaciones comunes en las que existe conflicto:

1. Todo conflicto de Intereses real o potencial deberá ser comunicado al superior jerárquico y ser discutido con este.

2. Los empleados no deben recibir beneficios personales como resultado de sus cargos en Senco Latín América S.A.S.

3. Todos los empleados tienen el deber de dirigir su labor al servicio de los Intereses legítimos de Senco Latín América S.A.S. No deberán sacar provecho de oportunidades, ni hacer uso de propiedad o Información corporativa, ni obtener ventajas del cargo en beneficio propio, ni competir con la organización de manera directa o Indirecta.

4. Contratar los servicios a un familiar en asuntos que estén en conflicto con el cargo desempeñado en Senco Latín América S.A.S., salvo que medie autorización expresa por parte del superior jerárquico.

5. Los funcionarios de Senco Latín América S.A.S. no pueden ser asesores, agentes, propietarios, empleados o directivos de empresas competidoras de Senco Latín América S.A.S.

6. Favorecer a un cliente o proveedor en perjuicio de otro.

7. Aprovecharse del cargo para obtener beneficios adicionales para sí o para terceros.

8. Extralimitarse en las funciones y realizar actos en forma fraudulenta, aun en beneficio de la compañía.

9. Aceptar u ofrecer incentivos o beneficios para la realización de negocios, fuera de las condiciones normales y propias de los mismos.

Las atenciones recibidas (en dinero o en especie) no deben obstaculizar la libertad e Independencia para elegir lo que se estime mejor para Senco Latín América S.A.S.

 

2.1 Directrices Éticas para los grupos de interés.

Las Directrices son orientaciones de cómo deben relacionarse los servidores y colaboradores de Senco Latín América S.A.S., con un sistema o grupo de interés específico. Las directrices buscan generar coherencia entre valores definidos y las prácticas de los servidores de la Empresa. 

En virtud del ámbito de aplicación, las relaciones con la Empresa se dividen en:

     – Las relativas a la relación Empresa – Personal

     –  Las relativas a la relación Empresa – Autoridades

     –  Las relativas a la relación Empresa – Clientes

     –  Las relativas a la relación Empresa -Proveedores

     –  Las relativas a la relación Empresa- Sociedad 

a)Relación Empresa – Personal: Senco Latín América S.A.S. propenderá para garantizar el trato justo y digno para todos los empleados, proporcionando las condiciones y los recursos adecuados para el desarrollo de las actividades encomendadas, así como un ambiente de trabajo que permita y respete el crecimiento integral de los empleados.

b)Relación Empresa – Autoridades: Senco Latín América S.A.S. se conducirá con el debido respeto ante la autoridad. Con honorabilidad, dignidad y servicio, siempre teniendo en cuenta el ejercicio de su actividad los principios y normas éticas.

c)Relación Empresa – Clientes: Senco Latín América S.A.S., satisfará las necesidades de todos aquellos que lo quieran, bajo la observancia de normas sobre conocimiento del cliente y similares, fijadas por la ley y por la compañía.

Senco Latín América S.A.S., y su personal actuarán en todo momento en la gestión de sus negocios y en la relación con sus clientes con diligencia, eficiencia, de manera informada y profesional, con confidencialidad, profesionalismo y honestidad y con el deber de proporcionar al cliente información veraz, transparente y oportuna. 

Ningún funcionario de la compañía podrá permitir que se usen sus servicios profesionales o el nombre de la Empresa, para facilitar o hacer posible el desarrollo de actividades propios o de un tercero.

d) Relación Empresa – Proveedores: Senco Latín América S.A.S. propenderá porque la provisión de sus requerimientos se realice de manera transparente y honesta, bajo la observancia de normas sobre conocimiento del proveedor y similares, fijadas por la ley y por la compañía.

Todo aquel que realice actividades de compra y contratación de servicios en nombre de Senco Latín América S.A.S., no podrá aceptar prebendas de parte de los proveedores, ni favoreces a ningún proveedor para beneficio propio o de un tercero. 

e)Relación Empresa – Sociedad: Senco Latín América S.A.S., en el desarrollo de sus actividades debe ser socialmente responsable y, como todo factor económico, deberá mantener siempre al corriente sus obligaciones legales y observar una conducta solidaria con la sociedad.

 

      3. GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y SOBORNO TRANSNACIONAL 

La Compañía adopta un enfoque basado en riesgos y utiliza la metodología corporativa AMFE (F-SGC-001) y el Procedimiento de Gestión de Riesgos (P-SGC-002) para construir y mantener el mapa de riesgos de corrupción y soborno transnacional. El proceso comprende: identificación por procesos, terceros, jurisdicciones y escenarios), valoración (probabilidad/impacto y NPR), definición de controles (preventivos, defectivos y correctivos), planes de tratamiento, indicadores y pruebas de efectividad. El mapa se revisa al menos una vez al año o cuando existan cambios materiales en el contexto.

     4. PROCEDIMIENTOS DE DEBIDA DILIGENCIA 

Las áreas encargadas que tengan la facultad de realizar negociaciones nacionales o internacionales deben realizar la debida diligencia para conocer adecuadamente a la contraparte, y en especial, la vinculación con entidades gubernamentales o servidores públicos. Para ello deben aplicar lo establecido en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo estipulado en el Manual SAGRILAFT M-SGR-001 para la prevención LA/FT.

4.1. Gestión de PEP y beneficiario final

La Compañía adopta la definición ampliada de Personas Expuestas Políticamente (PEP) y aplica Debida Diligencia Intensificada a PEP, sus familiares y asociados cercanos: aprobación de alta dirección; verificación de origen de fondos; y monitoreo reforzado. La condición PEP se revisa periódicamente conforme a la normatividad vigente.

4.2. Procesos de licitaciones.

Senco Latín América S.A.S. reconoce que la invitación y participación en licitaciones públicas o privadas constituye una fuente de alto riesgo de actos de corrupción. Por ello:

4.2.3. Compromisos de la Compañía

Cuando la Compañía se presente como proponente en una licitación, ya sea privada o pública:

• Se abstendrá de ordenar, indicar, facilitar o ignorar la comisión de actos corruptos por parte de sus empleados o vinculados.
• Garantizará el respeto a la libre competencia y la transparencia en las relaciones económicas con competidores y contratistas.
• Regulará y limitará los trámites, procedimientos y actuaciones de sus colaboradores para prevenir conductas contrarias a la ética y la ley.

 

4.2.4. Prohibiciones 

Está prohibido para todos los colaboradores:

• Establecer acuerdos, pactos o coordinaciones con competidores para manipular ofertas, precios o condiciones de licitaciones.
• Ofrecer, prometer, dar o aceptar pagos, dádivas, beneficios o cualquier ventaja indebida a funcionarios públicos, evaluadores o terceros relacionados con procesos de contratación.
• Utilizar testaferros, intermediarios o terceros para ocultar conflictos de intereses o actos de corrupción.
• Acceder o divulgar información confidencial de procesos de licitación.
• Participar en licitaciones cuando exista conflicto de intereses no declarado o no autorizado.

En el evento de materializarse se inician los correspondientes procesos disciplinarios al infractor.

      5. GASTOS PARA REGALOS, VIAJES Y ENTRETENIMIENTO 

Los Empleados no deben solicitar, aceptar, ofrecer o suministrar regalos, entretenimiento, hospitalidad, ni viajes, ni patrocinios con el fin de inducir, apoyar o recompensar una conducta irregular, con relación a obtener cualquier negocio que involucren a la Compañía. Los regalos, gastos de entretenimiento u otras cortesías para beneficio de un funcionario o servidor público no son permitidos. En caso de considerarse alguna cortesía requiere aprobación previa de la Alta Dirección y deben quedar registrados. 

     6. CONTRATOS O ACUERDOS CON TERCERAS PERSONAS.

Todos los contratos de la Compañía deben contener cláusulas, declaraciones o garantías sobre conductas antisoborno y anticorrupción. 

Para el efecto se sugiere la siguiente:

Senco Latín América S.A.S., dirige todos sus esfuerzos para cumplir y respetar todos los mecanismos de transparencia, así como la Ley 1778 de 2016, “por la cual se dictan normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y se dictan otras disposiciones en materia de lucha contra la corrupción”. Conforme a lo anterior Senco Latín América S.A.S. ha implementado al interior de la compañía un Programa de Ética Empresarial con el propósito de promover y asegurar dentro de la Compañía la realización de conductas y actos ajustados a las normas legales e internas y las buenas costumbres. Este Programa de Ética Empresarial permite identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos de fraude, soborno y corrupción a los cuales está expuesta la empresa en el desarrollo de sus operaciones y adopta los controles y las acciones adecuadas y oportunas para la mitigación de estos riesgos. En Senco Latín América S.A.S. trabajamos arduamente para promover al interior de la empresa una cultura legal, encaminada a los principios de legalidad y transparencia, adoptando todo tipo de procedimientos y mecanismos para la prevención, identificación y tratamiento de actos y conductas que contraríen los principios y valores corporativos de la empresa. Senco Latín América S.A.S. no tolera conductas irregulares por parte de sus funcionarios, clientes, accionistas, contratistas y proveedores que puedan constituir prácticas fraudulentas o actos de corrupción. De igual manera rechaza y prohíbe cualquier tipo de soborno o acto de corrupción, y exige el cumplimiento de todas las Normas y políticas en materia de antisoborno y anticorrupción.

    7. POLÍTICA DE DONACIONES

Todas las donaciones realizadas por la Compañía deben tener un fin lícito. Cualquier solicitud de regalos institucionales para organizaciones benéficas y otras organizaciones sin ánimo de lucro deben hacerse cumpliendo la reglamentación interna. Las donaciones benéficas realizadas por los Trabajadores a nombre propio deben cumplir con las legislaciones aplicables. Si un trabajador es abordado por un funcionario público para realizar donaciones a título personal a alguna organización benéfica o sin ánimo de lucro, debe cumplir con el procedimiento de declaración de conflictos de interés, establecido en este programa. En caso de inquietudes o dudas en relación con la actuación frente a donaciones, se debe poner en contacto con alguno de los miembros del comité de Ética.

Dentro de las políticas de la empresa, las donaciones se dirigen con mayor relevancia a apoyar actividades socioculturales. Sin embargo, toda propuesta de donación debe ser autorizada previamente por la Asamblea. 

    8. REGISTROS CONTABLES

La empresa debe llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa todas las transacciones realizadas. Los Empleados de la Compañía no pueden cambiar u omitir registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la naturaleza de una transacción registrada.

                                                                               CAPÍTULO II

    1. MECANISMOS E INSTANCIAS DE CONTROL Y CONSULTA.

Con el fin de asegurar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Programa se establecen competencias en cuanto a las funciones de control y consulta así: 

1.1 Altos Directivos

Con el objetivo de cumplir con toda la normatividad aplicable a Senco Latín América S.A.S., con relación al PTEE, la Asamblea como órgano directivo máximo de la compañía se compromete y obliga a:

a) Aprobar las políticas, instrumentos y procedimientos que se aplicarán a la compañía, sus contrapartes, y demás aliados y afiliados, así como los elementos necesarios para que se integre el PTEE con total éxito a la sociedad.

b) Nombrar el Oficial de Cumplimiento y los integrantes del Comité de Ética en total cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente programa.

c) Aprobar el programa PTEE presentado por el Oficial de Cumplimiento, así como las modificaciones, actualizaciones o cambios en general que sean realizados en el programa.

d) Pronunciarse en Asamblea Ordinaria sobre el informe presentado por el Oficial de Cumplimiento con relación a la ejecución del sistema y realizar un seguimiento general a las recomendaciones hechas en dicho informe.

e) Aprobar y ordenar los recursos técnicos, económicos y humanos que se requieren para la implementación del sistema, así como su mantenimiento, teniendo en cuenta las características especiales y el tamaño de la compañía.

1.2 Comité de Ética

a) El comité de Ética establecerá y aprobará las políticas en materia de prevención de actos corruptos que luego pasarán a la Asamblea para su respectiva revisión y aprobación.

b) Aprobar los Informes presentados por el Oficial de cumplimiento.

c) Revisar y aprobar las modificaciones del programa de Ética Empresarial.

1.3 Oficial de cumplimiento 

Debe cumplir mínimo con las siguientes funciones:

a) Adecuar las Políticas de Cumplimiento con el Programa de Ética Empresarial, y es quien debe presentar a los Altos Directivos, al menos, informes de su gestión como oficial de cumplimiento.

b) Liderar la estructuración del Programa de ética Empresarial, cuyo contenido será de obligatorio acatamiento para todos los administradores, empleados y Asociados.

c)Dirigir las actividades periódicas de evaluación de los Riesgos de Soborno Trasnacional. Dichos procesos podrán adelantarse con Empleados seleccionados por el Oficial de cumplimiento o incluso a través de terceros que para tales efectos contrate la Persona Jurídica.

d) Informar a los administradores de Senco Latín América S.A.S. acerca de las infracciones que haya cometido cualquier empleado respecto al Programa de Ética Empresarial, para que se adelanten los correspondientes procedimientos sancionatorios conforme lo establezca el reglamento interno de trabajo de la compañía.

e) Establecer un sistema de acompañamiento y orientación permanente a los empleados, asociados, administradores y contratistas de la Persona Jurídica respecto de la ejecución del Programa de Ética empresarial.

f) Dirigir el sistema que ponga en marcha el canal de comunicación de Senco Latín América S.A.S. para recibir denuncias de cualquier persona respecto de un caso de soborno transnacional o de cualquier otra práctica corrupta.

g) Ordenar el inicio de procedimientos internos de investigación en Senco Latín América S.A.S. mediante la utilización de recursos humanos y tecnológicos propios o a través de terceros especializados en estas materias, cuando tenga sospechas de que se ha cometido una infracción a la Ley 1778 de 2016 o al Programa de Ética Empresarial.

h) Realizar encuestas paulatinamente a empleados, administradores y contratistas con el fin de evaluar la efectividad del programa.

i)Realizar una revisión periódica de aspectos legales, contables o financieros

j)Realizar el análisis respectivo a las relaciones con terceros – Servidores públicos extranjeros.

En el procedimiento de supervisión del Programa de Ética Empresarial el Oficial Ético deberá:

• Realizar auditorías de cumplimiento
• Ejecutar procedimientos de debida diligencia.
• Capacitar a todo el personal sobre Prevención del fraude, la corrupción y el soborno en todas sus modalidades

1.4 Representante Legal

Con el objetivo de cumplir con toda la normatividad aplicable a Senco Latín América S.A.S., con relación al PTEE, el Representante Legal como directivo de la compañía se compromete y obliga a:

a)Disponer de los recursos técnicos, humanos y económicos para la implementación, mantenimiento y funcionamiento del PTEE.

b) Aprobación anual de los planes de capacitación presentados por el Oficial de Cumplimiento dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la compañía, incluyendo los órganos administrativos y de control, sobre PTEE.

c) Ejecutar las políticas y directrices aprobadas por la Asamblea de Accionistas y presentadas por el Oficial de Cumplimiento en los relacionado al PTEE. Así como la verificación y monitorio de dichas políticas y procedimientos.

d) Efectuar oportunamente los Reportes de Operaciones Inusuales sobre los cuales tenga conocimiento en el cumplimiento normal de sus funciones como representante.

e) Promover y supervisar los controles propios generados en el PTEE correspondientes dentro de su área, así como impartir las instrucciones necesarias para el estricto cumplimiento de la normatividad interna, y de la legislación aplicable sobre la prevención del soborno transnacional y la corrupción, la proliferación de armas de destrucción masiva y la corrupción.

f) Cumplir a cabalidad con los lineamientos consagrados en el presente Manual.

g) Mantener un flujo de información constante dentro de la compañía, y velar por el cumplimiento de la generación los Reportes Internos.

h) Presentar a la Asamblea General, los reportes, solicitudes y alertas que considere que deban ser tratados por dicho órgano, relacionados con el PTEE.

 

1.5 Colaboradores

• Reportar a través del Canal de comunicación las sospechas o presuntos hechos relacionados con fraude, corrupción y/o soborno en cualquiera de sus modalidades
• Cooperar en las investigaciones de denuncias relacionadas con fraude, corrupción y/o soborno en cualquiera de sus modalidades
• Informar a la empresa, a la menor brevedad, si se está evaluando o se ha iniciado cualquier actividad comercial, bien sea a su nombre o a través de un tercero, que tenga el potencial de crear conflictos con sus obligaciones con la compañía.
• Observar, practicar y contribuir a la difusión, actualización y aplicación de las conductas descritas en el Programa de Ética Empresarial y los lineamientos establecidos en la Política

1.6 Grupos de interés

• Reportar a través del Canal de comunicación las sospechas o presuntos hechos relacionados con fraude, corrupción y/o soborno en todas sus modalidades
• Cooperar en las investigaciones de denuncias relacionadas con fraude corrupción y/o soborno, en caso de ser requerido
•  

      2. CAPACITACIONES

En Senco Latín América S.A.S. consideramos que una estrategia indispensable para alcanzar los objetivos en cuanto a la implementación del Programa de Ética Empresarial es la capacitación, ya que habilita a los trabajadores para reaccionar correctamente ante una situación relacionada con “ética empresarial”. Las capacitaciones serán realizadas mínimo una vez al año y se tendrá en cuenta a todo el personal de Senco Latín América S.A.S. teniendo en cuenta el PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN PR-SST-001 y el PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO PR-SST-001 En dichas capacitaciones se divulgarán las políticas implementadas por Senco Latín América S.A.S., y las modificaciones en dicha política. 

     3. CANALES DE COMUNICACIÓN

Senco Latín América S.A.S. pondrá a disposición de todos sus empleados, asociados, contratistas y ciudadanía en general el correo electrónico: oficialcumplimiento@senco.co para que sea utilizado como medio que permita realizar reportes internos cuando los terceros identifiquen situaciones o eventos relacionados con fraude, soborno en todas sus modalidades, malas prácticas, corrupción, lavado de activos o cualquier otra situación irregular; este correo electrónico será divulgado mediante un e-mail en el cual se le informa a cada tercero acerca de la implementación del Programa de Ética Empresarial y adicionalmente estará disponible en la página web de la empresa: www.sencolatinamerica.co 

     4. CONFIDENCIALIDAD, DISCRECIÓN E IMPARCIALIDAD 

La empresa y sus trabajadores guardarán la confidencialidad de los datos y los resultados que implica el proceso de investigación de una situación de fraude.

El acceso a la información estará restringido para que solo accedan las personas autorizadas para ello; durante la investigación, todas las personas que participen de ella deberán actuar con prudencia para preservar las personas, la información, la evidencia y su reputación. 

     5. AUDITORÍA INTERNA

Dentro de los procesos de Auditoría Interna de la empresa, se incluirá un programa específico de verificación y cumplimiento de los procesos del Programa de Ética Empresarial

    6. REPORTES REGULATORIOS Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

La Compañía atenderá oportunamente los requerimientos de la Superintendencia de sociedades Informe 75 – SAGRILAFT y PTEE, y conservará evidencia documental del PTEE y mantendrá control de versiones alineado con cambios normativos.

    7. SANCIONES

Cualquier falta en la que incurra un colaborador de Senco Latín América S.A.S., como incumplimiento a este programa será calificado como una falta grave que dará lugar a las sanciones establecidas en los contratos de trabajo y en el Reglamento Interno de Trabajo con la gravedad que puedan llegar tener, incluso al despido con justa causa, previo procedimiento disciplinario interno.

Las sanciones se aplicarán a sus funcionarios cuando:

a) Realicen una conducta contraria al programa de Ética Empresarial.

b) No informen a tiempo una conducta contraria de la cual tengan conocimiento.

c) Discutan, difundan o den a conocer cualquier incumplimiento bajo investigación por parte de la Compañía o de una entidad o autoridad competente, a menos que haya sido expresamente permitido por el Oficial de Cumplimiento.

d) No cumplan con sus funciones de acuerdo con el Programa y las demás Políticas de Cumplimiento.

   8. DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL PROGRAMA DE ÉTICA EMPRESARIAL 

Los siguientes procedimientos hacen parte integral del programa de Ética empresarial de Senco Latín América S.A.S. -Reglamento código de ética F-GH-017

-Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento y de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva estipulado en el Manual M-SGR-001.

-Acuerdo gastos de viaje en donde se regulan los gastos relacionados con actividades de entretenimiento, alimentación hospedaje y viaje.

-Procedimiento para la Selección, evaluación y Reevaluación de Proveedores y

Contratistas P-AN-011, P-AN-002, P-GH-001

    9. APROBACIÓN 

La Asamblea y Representante Legal aprueba el presente Manual que soporta el Programa de Ética Empresarial, mediante Acta de Junta Directiva. Por lo anterior, se expide a regir a partir del treinta (30) de marzo de 2026. Podrá modificarse y/o ajustarse en cualquier momento, lo cual se hará constar en el Acta del órgano respectivo de la Compañía.  

                                        PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL

                                                                 DEISY YOHANA GRAJALES VALENCIA OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

CONTROL DE CAMBIOS
Versión	Fecha	Cambios realizados
001	29/04/2021	Elaboración del documento
002	10/03/2026	Se        realiza actualización   del documento: –                     Se amplio el margen de aplicación de la introducción y el objetivo y el marco legal. –                     Se amplio la redacción del conflicto de intereses y el proceso de licitaciones. –                     Se modifico la redacción de las competencias de los Altos Directivos y el Representante Legal.